Lo que entendemos como cierre contable es el cierre de las cuentas de la empresa junto al análisis de las mismas. Con el cierre contable conocemos el estado de las cuentas y obtenemos información útil para la administración.
Por qué es importante el cierre contable
El momento del cierre de cuentas es una situación clave para las empresas. Podemos ver que ocurre al cierre del ejercicio fiscal, y necesitamos tener todos nuestros documentos listos para esa fecha.
Al igual que es importante llevar al día la contabilidad de una empresa, también es imprescindible para poder presentar la documentación al Estado, que informa de la situación de nuestra Sociedad.
Se realiza al finalizar el ejercicio, generalmente este coincide con el final del año, pero pueden presentarse excepciones. Según el tipo de empresa puede que necesitemos realizarlo de manera mensual. Si tu empresa se rige por la norma general, será el día 31 de diciembre del año correspondiente.
Eso sí, hay que tener en cuenta que no es lo mismo presentar el cierre contable y presentar las cuentas a Hacienda. Esto último lo podemos hacer en los 6 meses posteriores al cierre contable, es decir, que si tu empresa presentó el cierre el 31 de diciembre, tienes hasta junio para presentar los documentos en Hacienda.
Es de gran importancia llevar al día la gestión de tu empresa para que no suponga demasiados problemas. Lo mejor es mantener la información bien organizada, para ello puede serte útil contratar los servicios de un asesor contable.
A continuación vamos a detallar el proceso de cierre contable paso a paso, y qué documentos debes tener en cuenta.
Como resumen general podemos reducir el proceso a comprobar que la contabilidad está cuadrada con los Libros de empresa, realizar los ajustes para el Asiento de Cierre y comenzar con el cierre del año contable.
Debemos comprobar que no haya errores en los Libros de empresa. Para ello se debe comprobar que los datos registrados en contabilidad coinciden con los recogidos en el Libro Diario.
El plan general contable (PGC) es un listado en el que se incluyen todos los elementos comunes en la contabilidad de la empresa. Es necesario comprobar que no haya ningún fallo en estos grupos contables antes del cierre de contabilidad. El PGC incluye los siguientes grupos de cuentas:
Se trata de una comprobación entre las existencias no consumidas y las compras realizadas durante el año. Si todo cuadra esta cifra debería coincidir con el número de existencias actual. De nuevo este paso sirve para asegurarse de que no haya ningún error.
Debemos considerar todas aquellas deudas y créditos que quedan pendientes y a las que haremos frente en el siguiente ejercicio contable
Primero realizamos un ajuste en las cuentas, ya que no vamos a tener en cuenta todos los gastos e ingresos en el cierre contable. Todos aquellos gastos que se deban anticipar ya que se consideran “beneficio” del próximo año no se deben añadir a este ejercicio contable, si no que se considerarán para el próximo año, ya que es el momento en el que suceden.
Para ello usaremos la cuenta de pérdidas y ganancias, la cual es la diferencia entre ingresos (grupo 7) y gastos (grupo 6), los gastos imputados al patrimonio neto y los ingresos imputados al patrimonio neto.
Consideramos el valor de todas las amortizaciones así como del inmovilizado material de la empresa para añadirlos en nuestro cierre contable
Una vez completados los pasos anteriores, se deben cerrar los libros contables. En concreto el libro de inventarios y las cuentas anuales, para dejar constancia del cierre del ejercicio.
Para los autónomos es obligatorio llevar el libro de registro de facturas y las empresas deben llevar el registro contable de la entidad, de manera obligatoria, en libros fiscales, mercantiles y contables.
Al finalizar el cierre contable, se realiza la diferencia entre ingresos y gastos. Este paso se conoce como asiento de regulación. Según la cifra obtenida se define el año como año de pérdidas o ganancias.
Al mismo tiempo que procesamos el cierre contable, también sucede el cierre fiscal. El cierre fiscal se refiere a las acciones que dejan el año fiscal (tipos impositivos) listo.
Los documentación que debemos presentar es la siguiente:
Es bueno consultar el Calendario Fiscal del año pertinente, y así conocer los periodos de entrega para los modelos tributarios. Ten en cuenta que la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) impone sanciones por no presentar o presentar tarde los impuestos.
Una buena forma de tener todo controlado y evitar sanciones es contratar los servicios de un asesor, este presenta tus impuestos por ti, dándote la tranquilidad de tener la facturación de tu negocio controlada.
El cierre mensual no es obligatorio, de hecho ni siquiera se encuentra en el plan general de contabilidad, sin embargo resulta de gran utilidad si queremos llevar un mejor control.
Su función es controlar que se vayan realizando los procesos contables y extracontables que son necesarios para la gestión.
También ayudan en las empresas como punto de presión a los departamentos para que cumplan con los plazos.
Para este cierre contable hay que controlar los siguientes apartados:
Una vez revisados podemos sacar un balance de sumas y saldos detallado, del cual revisaremos aquellos saldos que nos llamen la atención y así tendremos una mejor concepción de nuestros saldos deudores de proveedores y de la situación actual de la empresa.
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